Elezioni SIAE 13 giugno 2018 – istruzioni e modelli

QUANDO E DOVE SI VOTA

L’Assemblea generale degli associati alla SIAE è convocata per mercoledì 13 giugno 2018 a Roma presso il centro convegni “La Nuvola” sito in Viale Asia, angolo Viale C. Colombo, poco distante dalla sede SIAE di Roma all’Eur.

L’ordine del giorno prevede:

1) la nomina dei 36 componenti del Consiglio di Sorveglianza (i quali in seguito  eleggeranno il Consiglio di Gestione ed il Presidente della SIAE);

2) l’adozione delle linee guida SIAE di competenza dell’Assemblea generale;

3) l’eventuale decisione di nominare l’Assemblea dei delegati composta da 32 membri.

Ogni associato può partecipare all’Assemblea generale in 3 modi, purché in regola con il pagamento della quota associativa 2017:

1) partecipando personalmente all’Assemblea;

2) delegando un rappresentante che partecipi personalmente all’Assemblea;

3) votando on-line da remoto nello stesso giorno e ora dell’Assemblea.

Ogni associato può esprimere 1 voto più tanti voti quanti sono i diritti d’autore lordi incassati nel corso del 2017. Chi è iscritto al nuovo portale SIAE può accedere e vedere il montante di voti esprimibili presente nella sezione “Elezioni”.

VOTO IN ASSEMBLEA A ROMA E PREVENTIVA REGISTRAZIONE

Per poter partecipare e votare nell’Assemblea a Roma, gli associati e i portatori di deleghe dovranno preventivamente essere in possesso del “biglietto di ammissione all’Assemblea” contenente il numero di voti esprimibili (vedi qui il fac-simile scaricato dal Nuovo Portale SIAE).

Tale biglietto di ammissione:

1) viene inviato tramite la PEC gratuita che SIAE ha attivato a tutti gli associati;

2) può essere scaricato dagli associati registrati al nuovo Portale SIAE (sez. “profilo”);

3) può essere ritirato direttamente a Roma prima dell’inizio dell’Assemblea.

Oltre al “biglietto di ammissione” sono necessari i seguenti documenti:

1) per l’associato Autore, il proprio documento di identità;

2) per l’associato Editore (Ditta individuale, Società/Ente), un’autocertificazione del titolare/legale rappresentante ed il suo documento d’identità.

 LA DELEGA AL VOTO

L’associato Autore o Editore che intenda delegare il proprio voto può farlo a favore di qualsiasi persona (anche non associata SIAE) ad eccezione dei componenti uscenti degli Organi sociali e dei dipendenti della SIAE.

Ogni persona eventualmente delegata non può portare in Assemblea più di 10 deleghe.

La delega va compilata in ogni sua parte, specificando la sezione (o le sezioni) di appartenenza (Musica, Dor, Lirica, Olaf, Cinema) dell’associato autore e, nel caso di Editore delegante, la delega deve riportare tutti i dati dell’impresa.

L’associato delegante (Autore o Editore) deve autenticare la propria firma dal Notaio, dal Cancelliere del Tribunale o in Comune. In quest’ultima ipotesi, considerata la differente interpretazione delle norme, è consigliabile verificare preventivamente la disponibilità all’autentica. A riguardo leggi qui alcune info.

Scarica qui il modello di delega per gli Autori.

Scarica qui il modello di delega per gli Editori.

E’ bene ricordare che gli Editori, oltre alla delega, dovranno firmare anche l’autocertificazione del titolare/legale rappresentante. Tale autocertificazione, a differenza della delega, NON deve essere autenticata ma dovrà essere esibita in originale.

N.B.: è possibile firmare la delega elettronicamente a mezzo di apposito strumento di firma digitale (rilasciato da Camera di Commercio, Aruba, ed altri intermediari abilitati) e NON con la semplice scansione della firma. In tal caso la delega va inviata esclusivamente a mezzo PEC entro le ore 11:00 dell’11 giugno 2018 all’indirizzo PEC della SIAE: elezioni2018@pec.siae.it 

VOTO ON-LINE E PREVENTIVA REGISTRAZIONE

E’ possibile votare anche da remoto (on-line) in contemporanea con le votazioni che si svolgeranno in Assemblea a Roma, senza possibilità di poter votare prima o dopo la riunione.

Per poter votare on-line l’associato dovrà richiederlo in uno dei seguenti modi:

1) richiedendolo durante l’intervista telefonica che SIAE sta facendo in questo periodo;

2) chiamando il Contact Center SIAE al numero 06 59905400;

3) compilando un form sul sito WEB della SIAE.

Successivamente alla richiesta di voto on-line l’associato dovrà autenticarsi entro le ore 20 del 5 giugno 2018 in una delle seguenti due modalità:

1) inviando una scansione del proprio documento d’identità valido, tramite una mail della PEC personale dell’associato (meglio se con quella che SIAE ha attivato gratuitamente a tutti i suoi iscritti) all’indirizzo elezioni2018@pec.siae.it. Non è possibile inviare la copia del documento tramite una normale mail non certificata;

2) chiedendo al Contact Center (tel. 06 59905400) di fare una videochiamata nel corso della quale l’associato esibisce un documento d’identità valido.

Per poter votare on-line, l’associato deve disporre di un dispositivo con un browser Internet (come uno smartphone, un tablet, un notebook o un personal computer), di una connessione Internet e di un numero di cellulare personale.

L’associato, poco prima dell’inizio delle votazioni del 13 giugno 2018, riceverà un SMS con una password utilizzabile una sola volta ed un collegamento al portale Internet per le votazioni da remoto dell’Assemblea SIAE. Dopo aver inserito le credenziali ricevute, accederà tramite browser ad una pagina WEB contenente le liste e/o le risoluzioni che ha titolo di votare. La sessione di votazione da remoto si conclude automaticamente quando l’associato ha espresso tutti i propri voti.

Se per qualunque ragione dovesse interrompersi la connessione Internet con il portale del voto remoto, è necessario provare a ricollegarsi aggiornando nuovamente la pagina del browser (tasto aggiorna o refresh a seconda del browser) o provando a ricollegarsi con le credenziali ricevute per SMS.

Se il server del voto remoto ha mantenuto la sessione di votazione nonostante la perdita di connessione, si torna alla videata di votazione. In caso contrario, l’associato potrà chiamare il numero dell’assistenza telefonica alla votazione da remoto, lo 06 5990 5990 e richiedere l’invio di un nuovo SMS con nuove credenziali di accesso.

Non sono ammesse deleghe per il voto remoto.

L’associato che vota da remoto ha la possibilità di seguire in streaming (diretta audio video) i lavori dell’Assemblea di Roma sullo stesso browser del proprio dispositivo utilizzato per le votazioni (a condizione di disporre di una buona connessione Internet). Sarà quindi in grado di conoscere in diretta i risultati che saranno proiettati in sala alla fine delle operazioni di voto.

RISULTATI DELLE VOTAZIONI

I voti espressi on-line sono raccolti in tempo reale dal Sistema Centrale Remoto che li ritrasmette al Sistema Centrale dell’Assemblea di Roma, il quale, al termine delle operazioni di votazione, li elabora insieme a quelli espressi in loco e produce i risultati che saranno proiettati sullo schermo della sala dell’Assemblea.

SUPPORTO

Per richiedere supporto alla SIAE è possibile chiamare il n. tel. 06 59905400 o inviare una richiesta di assistenza mediante il seguente link: www.siae.it/it/supporto.